Revisión de Hubstaff

más conocido por las pequeñas y medianas empresas (SMB). La incorporación de una amplia gama de funciones de seguimiento del tiempo, supervisión de la productividad e informes junto con funciones de recursos humanos, cumplimiento y nómina lo ha convertido en una opción sólida para las empresas que buscan una solución eficaz que integre todas estas funciones.

Debido al cambio dramático en la forma en que se realiza el trabajo durante la crisis de COVID-19, Hubstaff ha visto un aumento dramático en las pruebas desde el comienzo de la pandemia y no necesariamente solo por sus capacidades de seguimiento de empleados. Las empresas están interesadas en las funciones de prueba de trabajo que ofrece Hubstaff, incluido el seguimiento del tiempo y las actividades de los empleados, así como la captura periódica de capturas de pantalla. Más que gerentes que controlan a su personal, las empresas ahora están más preocupadas por mantener la productividad después de un horario laboral fluido y por rastrear qué herramientas de software empresarial están utilizando los empleados. Esto separa las herramientas que son efectivas de aquellas que no son esenciales y que vale la pena descontinuar para ahorrar algo de dinero a las empresas.

Configuración y configuración
Configurar Hubstaff es bastante simple. Regístrese para la prueba de 14 días y recibirá un correo electrónico confirmando su cuenta. A partir de ahí, es muy fácil configurar Hubstaff según sus necesidades. Puede elegir el tamaño de su negocio y puede determinar sus objetivos (es decir, monitorear la actividad del escritorio, facilitar la nómina, rastrear la rentabilidad del proyecto y del cliente, u organizar múltiples equipos).

Después de configurar su cuenta, recibe un correo electrónico que le pide que agregue miembros del equipo a quienes se les envían correos electrónicos con enlaces para iniciar sesión y descargar Hubstaff en sus dispositivos para un monitoreo detallado.

Hubstaff aborda las tareas como componentes de un proyecto. Eso significa que necesita crear su primer proyecto para comenzar a definir qué rastrear. Este enfoque puede no parecer intuitivo al principio, pero tiene sentido cuanto más define sus necesidades de seguimiento del tiempo, sin embargo, si está buscando una solución de gestión de proyectos completa, sepa que este no era el objetivo de diseño de Hubstaff. La siguiente página ahora lo alienta a elegir un plan, por el cual no se le cobrará hasta que expire la versión de prueba.

Hubstaff se ha ampliado para ofrecer un seguimiento de la gestión de proyectos que ayuda a los gerentes a determinar qué empleados se están desempeñando mejor que otros. Esta información se puede utilizar para ayudar al resto del equipo a mejorar y optimizar los flujos de trabajo. Esta funcionalidad acerca a Hubstaff a herramientas más versátiles como Mavenlink y nuestro otro ganador de la elección del editor de seguimiento de tiempo, Zoho Projects.

Vista del tablero principal de Hubstaff

Precios y Planes
El precio de Hubstaff comienza en $ 7.00 por usuario por mes para el plan básico. Esto incluye seguimiento de tiempo, niveles de actividad, capturas de pantalla ilimitadas, pagos, una integración, soporte las 24 horas y configuraciones por usuario. El plan básico tiene configuraciones de usuario que se pueden administrar empleado por empleado. También puede realizar un seguimiento de si sus empleados están trabajando o no permitiéndole grabar capturas de pantalla mientras trabajan, así como monitorear la actividad del teclado y el mouse durante los turnos.

El plan Premium, que es el nivel que probamos, ahora cuesta $10.00 por usuario por mes. Incluye todo lo disponible en el plan Básico, pero también agrega la capacidad de rastrear aplicaciones y URL, rastreo de GPS móvil, tiempo libre y días festivos, programación y asistencia, seguimiento de gastos, facturas, nómina, presupuestos de clientes y proyectos, tiempo de inactividad de descarte automático , aprobaciones de hojas de tiempo, límites diarios y semanales, seguimiento de flotas y equipos ilimitados. Este plan se destaca en términos de su gama de características que trascienden el monitoreo de empleados en algunas de las principales aplicaciones de recursos humanos (HR) que necesitan muchas pequeñas y medianas empresas (SMB).

También está disponible un plan Enterprise de $ 20.00 por usuario por mes y tiene todas las funciones Premium, pero incluye soporte VIP, sitios de trabajo ilimitados, configuración de cuenta de conserjería y límites más altos en la API pública.

Una vez que se haya ingresado la información de la tarjeta de crédito y se haya seleccionado el nivel, aparecerá una ventana emergente con un paquete Bienvenido a Hubstaff donde puede programar una llamada para obtener asistencia de incorporación o ver un video breve que le muestra el terreno. . El breve video explica los elementos clave del tablero.

El enfoque de capacitación práctica de Hubstaff ayuda a los usuarios a aprender haciendo, y esto garantiza que los nuevos suscriptores puedan ingresar a un procedimiento paso a paso que los ayudará a familiarizarse rápidamente con las funciones clave. Una vez que se registre, espere recibir un correo electrónico introductorio con varios recursos, así como recordatorios para agregar las direcciones de correo electrónico de su equipo. Los miembros del equipo reciben un correo electrónico pidiéndoles que se registren e instalen el software en sus PC.

actualizar

Características
Página de configuración y personalización de Hubstaff

Desde la última vez que lo probamos, Hubstaff ha mejorado sus funciones de mapas, particularmente en la versión móvil de su aplicación. Ahora es posible ver a los miembros del equipo en el mapa y seleccionar individuos para ver dónde están. También es posible ver sus rutas en días anteriores.

Hay una opción para recibir notificaciones en el lugar de trabajo cuando los miembros del equipo ingresan o salen de una ubicación determinada mediante una función de geoperimetraje, algo que puede ser útil si está planeando regresar a la oficina durante el COVID-19. Ahora también hay integración con QuickBooks Online que facilita el seguimiento del tiempo en sincronización con la ejecución de la nómina. Hubstaff también le permite establecer una tarifa de pago para los miembros de su equipo y controlar cuántas horas pueden trabajar por semana.

Al establecer una tarifa de pago para un miembro del equipo, puede realizar un seguimiento de cuánto le debe a ese miembro del equipo por el tiempo que ha trabajado o incluso pagarle automáticamente, lo que ayuda cuando se trata de contratistas, autónomos y trabajadores remotos.

En comparación con TSheets, su competidor más cercano en nuestro resumen, Hubstaff tiene un precio razonable, especialmente dadas las funciones de monitoreo adicionales que no están disponibles en las herramientas de muchos competidores. TSheets ofrece una cuenta gratuita básica, así como una cuenta mensual de $5 por usuario que cobra una tarifa base de $20 por mes para equipos con menos de 100 usuarios y una tarifa base de $100 por mes para equipos con más de 100. usuarios La tarifa base, que Hubstaff no cobra, hace que TSheets sea un poco más caro que Hubstaff, incluso en el nivel Premium de Hubstaff.

Si está más interesado en esas voluminosas soluciones de gestión de proyectos, entonces deberá aportar un poco más de efectivo. Mavenlink cobra $ 39 por usuario por mes por su plan más barato que también incluye seguimiento de tiempo. Zoho ofrece su plan de seguimiento de tiempo más económico a $ 20 por mes para 10 usuarios y 10 proyectos (que es una oferta decente si necesita todas las funciones adicionales de PM). El plan de seguimiento de tiempo más económico de Wrike cuesta 24,80 $ por usuario al mes.

Opciones de integración de terceros de Hubstaff 2020

Funciones e interfaz de usuario
La interfaz de usuario (UI) de Hubstaff es fácil de entender y muy receptiva. Las funcionalidades clave, incluido el Tablero, el Feed de actividad, las Hojas de tiempo, los Informes, las Tareas pendientes y los Gastos, están alineadas en el lado izquierdo y resaltadas en gris. Durante el período de demostración, una barra de navegación superior “Comenzar con Hubstaff” sirve como una guía paso a paso para lograr funciones clave (es decir, “Saber en qué está trabajando mi equipo”, “Facilitar la nómina”, “Hacer un seguimiento de la rentabilidad, ” “Organizar varios equipos” y más).

Me gusta cómo Hubstaff presenta la información de manera efectiva en el tablero y organiza los datos en una sola pantalla. Pude ver una descripción general de cuántas horas trabajaron mis empleados durante la última semana, sus tareas recientes, el porcentaje de actividad, los principales proyectos, así como una lista detallada de las aplicaciones y los sitios web más utilizados. Todo se cuantifica y se desglosa por tiempo dedicado, lo que puede brindar a los gerentes una imagen instantánea del flujo de trabajo de sus trabajadores y en qué han invertido su tiempo.

El acceso a las capturas de pantalla es igualmente frontal y central. Si necesita este tipo de monitoreo profundo, es fácil obtener una imagen de resolución completa de lo que haya en la pantalla de un empleado en un momento dado. En general, esta es una sólida visualización de datos de gestión de proyectos que le permite ver de inmediato quién está enfocado en su trabajo y quién se está quedando atrás. Hubstaff puede llamar inmediatamente la atención sobre los proyectos que reciben más que suficiente atención y los proyectos que se están descuidando.

Invitamos a los usuarios a unirse a nuestra cuenta como miembros para algunas de nuestras direcciones de correo electrónico activas. Los empleados muestran los “Miembros” enumerados en la vista de administración. Pero cuando agregamos un usuario para una de nuestras direcciones de correo electrónico activas, el usuario seguía apareciendo en Invitaciones pero no en Miembros. Recibimos una notificación por correo electrónico de “Invitaciones pendientes”. Aunque ya aceptamos la invitación para una dirección de correo electrónico, no apareció en el sistema como aceptada. Hicimos clic en el enlace del correo electrónico, que condujo a la lista de invitados. Luego seleccionamos Acción y Reenviar invitación.

Un representante de Hubstaff nos dijo que cuando aceptamos la invitación de nuestra otra cuenta, debemos cerrar la sesión de Hubstaff por completo y luego iniciar sesión desde la otra cuenta. Una vez que dimos este paso, pudimos agregar con éxito al nuevo miembro a nuestra cuenta y hacer que esa persona realizara un seguimiento del tiempo desde la cuenta separada.

Gestión del tiempo y programación
Hay dos formas de agregar tiempo en Hubstaff: puede crear hojas de tiempo manuales con las horas pasadas trabajadas o puede usar la función de cronómetro. Al probar el servicio como trabajador en una PC separada, descubrí que la función de cronómetro es intuitiva y fácil de usar. Flota a un lado a medida que realiza su trabajo (en mi caso de uso, esto fue la gestión de redes sociales), y sirvió como un recordatorio de mi tiempo en la tarea, así como un método tranquilizador de prueba de que estaba dedicando el tiempo. a la tarea

Desde el punto de vista del gerente, es fácil obtener

actualizaciones en tiempo real sobre en qué están trabajando los empleados, pero la mayoría de los gerentes con equipos más grandes apreciarán los correos electrónicos diarios de Hubstaff que desglosan toda esta información de una manera concisa y fácil de leer.

Hubstaff permite usar el botón del cronómetro en la aplicación móvil, la aplicación de escritorio o en el sitio web. Agrega una tarea para trabajar y luego hace clic en el botón de flecha del cronómetro para comenzar a cronometrar su trabajo. Para cambiar tareas, haga clic en el menú desplegable en el widget de temporizador para cambiar a una tarea diferente. Por ejemplo, para el “trabajo en las redes sociales”, queríamos cambiar las tareas de “Leer hashtags de tendencias” a “Redactar nuevos tweets programados”. Una vez que cambiamos el menú desplegable, el temporizador se detuvo. Luego hicimos clic en la flecha para iniciar el cronómetro para la tarea nueva pero relacionada.

Con la función de hoja de tiempo, registra sus horas como probablemente lo hizo con lápiz y papel durante la era analógica del seguimiento del tiempo. Esencialmente, usted trabaja su turno, agrega tiempo a su hoja de tiempo y lo firma. Este es un método bastante estándar de seguimiento del tiempo.

Desafortunadamente, debido a que Hubstaff no le permite agregar tiempo futuro, no puede usar la plataforma como planificador de turnos. Los administradores pueden permitir que los usuarios editen manualmente las hojas de tiempo enviadas previamente y pueden obligar a los usuarios a solicitar una razón para asegurarse de que realmente están agregando horas que trabajaron. Los administradores también pueden recordar a los usuarios que comiencen a realizar un seguimiento del tiempo si no han registrado el sistema en un tiempo.

Pantalla de creación de facturas Hubstaff

La aplicación nativa tomará una foto a intervalos aleatorios de hasta tres tomas por hora, según la frecuencia con la que el administrador quiera vigilar a sus trabajadores. Las capturas de pantalla se pueden desenfocar parcialmente para no registrar información confidencial en cada captura, pero se deja suficiente parte de la pantalla sin mancha para que aún tenga una idea de si la pantalla está en contenido relacionado con el trabajo o relacionado con el juego.

La pestaña Horarios le permite asignar fechas y horas para que los empleados trabajen. Puede establecer un número mínimo de horas para trabajar y una duración de la pausa para el almuerzo. Hubstaff también le permite establecer un turno recurrente. El software de generación de informes de la herramienta ha mejorado desde nuestra última revisión, pero aún está a la zaga de herramientas más sólidas como Zoho Projects.

Hubstaff proporciona informes sobre el tiempo trabajado, el porcentaje de actividad y el dinero gastado. Hubstaff también tiene la capacidad de guardar filtros para una búsqueda en particular en lugar de buscar miembros por separado. Puede ver un informe sobre tiempo y actividades o informes sobre actividad semanal, pagos, cantidad adeudada, presupuestos de proyectos, saldos de tiempo libre, facturas y más.

Los administradores reciben notificaciones cuando alcanzan los límites semanales de personal y presupuesto. Las facturas se calculan y crean automáticamente en función del tiempo que trabajó cada empleado, así como de su tasa de pago asociada. Puede configurar la nómina automática a través de PayPal, lo que le permite automatizar los pagos según el tiempo registrado dentro de la herramienta. Tenga en cuenta: los usuarios no tienen que enviar el tiempo para su aprobación, por lo que se realizarán pagos automáticos ya sea que los empleados tengan razón o no sobre la cantidad de horas que trabajaron. No hay un recordatorio para que los gerentes verifiquen dos veces cada hoja de tiempo antes de que se realicen los pagos automáticos, por lo que, si le preocupa realizar pagos falsos, puede configurar los pagos de PayPal en manual.

Como parte de los ajustes de configuración, puede controlar quién recibe alertas sobre un usuario (administración, un usuario, ambos o nadie). Creemos que es inteligente que tanto la administración como el usuario reciban esto. Mientras tanto, cuando se trata del tiempo de edición, Hubstaff le permite establecer un motivo para el tiempo de edición. Tal vez esto sea útil cuando las empresas necesitan mantener registros para que no sean auditadas.

Seguimiento de los empleados
Hubstaff hace posible el monitoreo de los empleados de varias maneras. Las funciones de monitoreo de empleados de Hubstaff incluyen registro de pulsaciones de teclas, monitoreo de URL y aplicaciones, monitoreo de ubicación y GPS, y capturas de pantalla de actividades.

Una vez que configura a sus usuarios y descargan la aplicación de temporizador en su máquina, la aplicación de escritorio no solo realiza un seguimiento del tiempo, sino que también tomará capturas de pantalla al azar o en intervalos personalizados, como tres capturas de pantalla por minuto. Esto se aplica no solo a la pantalla principal del usuario, sino también a cualquier monitor adjunto. Hubstaff no registra claves, pero sí rastrea la actividad proporcionada a través del mouse y el teclado, lo que brinda a los empleadores un cálculo de qué tan activo es el empleado. Todos estos datos terminan en el tablero de Hubstaff en la pestaña Actividad. Aquí es donde puede seleccionar un usuario del menú desplegable para ver sus capturas de pantalla correlacionadas con los datos de actividad.

Cuando se trata de monitoreo de aplicaciones y URL, Hubstaff va más allá del simple seguimiento del tiempo para ver qué sitios web y aplicaciones visitaron o abrieron los empleados y cuánto duraron sus sesiones. El módulo Informes puede luego ejecutar consultas personalizadas en vectores como el uso de la aplicación mapeado contra el tiempo y la actividad. Hubstaff se integra con las principales herramientas de gestión de proyectos y tareas, como Asana y Trello, para filtrar informes por proyectos o tareas específicos para realizar un seguimiento de la productividad.

Los gerentes deben considerar la totalidad

xidad y los matices de la rutina de trabajo de sus empleados, es posible que algunas tareas, como ventas o soporte, no se realicen en una computadora o un teclado, ya que los trabajadores pueden estar participando en reuniones o llamadas de voz. Lo mejor es calibrar las expectativas, ya que Hubstaff se enfoca principalmente en la actividad basada en PC.

Una característica única de monitoreo de empleados que se ofrece es el seguimiento de ubicación GPS a través de la aplicación móvil de Hubstaff. Si bien la aplicación móvil en sí no puede tomar capturas de pantalla (el dispositivo móvil sí puede) o capturar la actividad de la aplicación móvil y el sitio web, le permite rastrear y registrar la ubicación de los empleados que trabajan en el campo. Si bien la profundidad de los datos de monitoreo y las características de vigilancia no pueden compararse con una poderosa herramienta como Teramind, nuestra Elección de los editores para el monitoreo de empleados o tan invasivo como Veriato Cerebral, la elección de nuestros otros editores que ofrece una vista aún más completa de actividad de los empleados con grabación en vivo y detección de amenazas internas. Para las empresas que no necesitan vigilancia a nivel raíz, Hubstaff tiene una selección útil de funciones para los empleadores que solo desean un poco más de supervisión.

Panel de control de la aplicación móvil de Hubstaff

Buena integración de aplicaciones móviles
El seguimiento del tiempo en tiempo real en las aplicaciones de Android e iOS de Hubstaff es exactamente igual que en la aplicación de escritorio, pero la aplicación móvil ofrece una interfaz particularmente intuitiva. La aplicación móvil permite a los administradores monitorear los movimientos a través del rastreo por GPS. Los gerentes obtienen una descripción general precisa de cuánto movimiento realizaron los miembros del equipo mediante la captura de datos de ubicación en diferentes etapas.

Al principio, no pudimos iniciar el temporizador para una tarea porque no habilitamos los Servicios de ubicación para Hubstaff. Una vez que hicimos clic en Permitir, pudimos comenzar a cronometrar los informes de SEO del proyecto para las tiendas XYZ.

El tablero móvil en Hubstaff estaba perfectamente organizado. La apariencia organizada de la aplicación de escritorio se replica bien para pantallas más pequeñas en las versiones móviles.

Cuando hace clic en un elemento, puede ver cuánto dinero se gastó en función de la cantidad de tiempo trabajado. En el tablero principal, puede realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo y el costo tanto para los miembros individuales como para un equipo.

La interfaz móvil estaba cerca de la calidad de TSheets, pero la última plataforma tiene una hoja de tiempo bien diseñada con cada empleado separado con reglas. También nos gustan las opciones en la aplicación móvil TSheets en cuanto a tomar un descanso, fichar entrada y fichar salida. Hubstaff también tiene una función de “tomar un descanso”.

Panel de Hubstaff 2020

Seguimiento e informes de tiempo mejorados
Hubstaff ha mejorado mucho en lo que respecta a las funciones de informes. En el pasado, podía agregar notas a un archivo de texto vacío, pero ahora estos campos de notas aparecen en los informes. Como la mayoría de los servicios, puede exportar los datos en formato CSV o PDF.

A pesar de lo duro que es Hubstaff en el seguimiento del trabajo, la herramienta no permite restricciones de direcciones IP, lo que significa que sus empleados pueden decir que están trabajando desde la oficina, pero en realidad pueden estar trabajando desde un crucero en las Bahamas (a menos que está usando la aplicación móvil para controlar el tiempo). Esta es una función estándar que está disponible en casi todas las demás herramientas que probamos. Hubstaff tampoco permite que los administradores soliciten a los usuarios que tomen una foto cuando se presenten a trabajar.

Suponemos que es excesivo hacer que alguien se tome una selfie antes de comenzar a grabar su pantalla y monitorear sus pulsaciones de teclas, pero TSheets le permite configurar esto como un requisito (lo cual tiene sentido, especialmente si está rastreando tareas realizadas fuera de una computadora). tales como comercio minorista, construcción o trabajo de entretenimiento). El software tampoco permite a los usuarios fichar por teléfono, que es un elemento que servicios como TSheets, VeriClock y Zoho Projects ponen a disposición de los trabajadores que no tienen un teléfono inteligente.

Hubstaff también es un seguimiento de tiempo rico en funciones y fácil de administrar que se vuelve más útil gracias a sus funciones de gestión de proyectos. Su enfoque en la productividad hace que valga la pena considerarlo para trabajadores remotos y equipos distribuidos. Para los gerentes que exigen una supervisión más incisiva y de los empleados, la capacidad de Hubstaff para rastrear capturas de pantalla, sitios web y aplicaciones es sólida. Proporciona una imagen más amplia del seguimiento de la actividad de los empleados que VeriClock, que solo sobresale en el seguimiento de las horas de los trabajadores remotos. Con HubStaff, los gerentes también pueden rastrear el volumen de pulsaciones de teclas y enrutar movimientos a través del rastreo GPS.

Hubstaff es una excelente opción de seguimiento y monitoreo de tiempo para pequeñas y medianas empresas y puede escalar a empresas más grandes gracias a su aplicación flexible y su gran cantidad de personalizaciones. Si bien esta es una comparación característica por característica con la selección de Editors’ Choice, TSheets sigue siendo una opción de plataforma de seguimiento de tiempo sólida y definitivamente es fácil de configurar y comprender.